23 Sep

10 pasos previos a la implantación de un SGA WMS

10 pasos previos a la implantación de un Sistema de gestión de almacén

Introducción.

La implantación de un sistema de gestión de almacén es en general un proceso complejo por el profundo cambio que implica. Estos cambios afectan prácticamente a toda la empresa: logística, sistemas, personal, compras, comercial, gerencia, incluso clientes y proveedores. A menudos son traumáticos, pero una buena planificación puede reducir o eliminar los efectos colaterales de la implantación. Aunque el artículo está organizado en torno a 10 pasos, básicamente se trata de responder a las cuatro  preguntas que nos debemos plantear sistemáticamente ante un cambio: ¿Dónde queremos llegar?¿De dónde partimos? ¿Por dónde  vamos a ir? ¿Cómo mediremos que vamos aproximándonos al objetivo?

 

•1.       Objetivos, fases, recursos.

Este es el punto de partida: ¿Dónde queremos llegar? Para desarrollar esta fase es importante que seleccione al responsable del proyecto. En un proyecto de esta envergadura, que afecta a casi todas las áreas de la empresa, el perfil de la persona debería ser alto dentro de la organización, con conocimientos multidisciplinares o bien formar un pequeño equipo.  Es importante fijar claramente los objetivos antes de iniciar cualquier otro paso, en otro caso me arriesgo a no avanzar directamente hacia mi objetivo.  Como  resultado  deberíamos tener una planificación de  fases en el tiempo, ya que tal vez un arranque global de todos los requerimientos sea excesivo. Muchas veces la limitación no está en la herramienta, sino en la propia organización. Si somos demasiado ambiciosos en los plazos, la organización y el proyecto se podría resentir.  Tenemos que tener en cuenta que la implantación de tecnología va a hacer que casi todo fluya más rápido, pero la solución a ciertos problemas manualmente ya no va a ser posible y que la resolución de algunos problemas  será más lento hasta que se depuren los procedimientos y los operarios adquieran destreza, no solo con el trabajo rutinario sino con la resolución de casos poco frecuentes. Por esto deberíamos plantear un arranque por fases. Por ejemplo, En una primera fase los movimientos de palet o cajas completas y en unas semanas el de picking de unidades. Y finalmente el control de lotes. Hay que saber valorar lo que dejamos para después porque podríamos encontrar  resistencia al nuevo cambio y por tanto la tentación de aplazarlo sine die. Es conveniente también hacer un sencillo estudio de mercado para saber en qué entorno de inversión me voy a mover, si desde el primer momento la inversión está fuera de mi alcance no vale la pena continuar.  Por otra parte las viejas prácticas y procedimientos no tienen por qué ser los adecuados en la nueva organización, debo replantearme que procedimientos ya no son necesarios, especialmente con el manejo de documentación e información.  Es conveniente leer el artículo referente al cálculo del ROI de un SGA para tomar ideas sobre los objetivos.

•2.       Estudio de la demanda y recepciones

En este punto debemos contestar a la pregunta: ¿dónde estamos? Uno de los motivos habituales para  implantar un sistema de gestión de almacén, en adelante SGA (en inglés WMS), es que con sistemas manuales es difícil saber dónde estamos. No obstante un análisis rápido de algunos de los puntos que se comentan a continuación nos ayudará a situarnos. Al llegar a este punto y analizar la situación actual podemos darnos cuenta que nos falta completar algunos objetivos en el punto anterior. De este estudio tengo que obtener la lista de requerimientos que deberá contemplar la herramienta que seleccione.

  • o Clasificación ABC…XYZ de los artículos
  • o Análisis de leadtimes
  • o Problemas de stock y roturas de stock
  • o Horas del día con picos / días de la semana con picos.
  • o Costumbres de comercial que afectan a la preparación, por ejemplo no pasar los pedidos a preparación por si el cliente quiere ampliar un pedido hasta el último pedido: Debemos buscar la forma de evitar este efecto con nuevos procedimientos, por ejemplo re-abrir o consolidar con un pedido preparado.
  • o Replanteamiento del compromiso de entrega: en algunas ocasiones cuando se trabaja sin sistemas automáticos los compromisos de entrega son mas conservadores y se pueden reducir.

 

•3.       Ubicación, plano y elementos de manutención

Continuamos analizando donde estamos, pero ahora desde el punto de vista de la organización de nuestro almacén. Uno de los objetivos básicos de la implantación de un SGA es la reducción de errores y para reducirlos el sistema de imputación de datos debe ser muy garantista de la veracidad de la información. Por esta razón aunque hasta ahora las ubicaciones multireferencia (ubicaciones donde almaceno más de una referencia para una misma etiqueta de ubicación) ahora podrían no ser adecuadas. Aunque la re-organización pueda parecer un lio a priori, las ubicaciones mono-referencia son una solución más adecuada para la nueva organización. Si le preguntamos al proveedor si se puede dejar como en el sistema antiguo, el proveedor nos dirá probablemente que sí, pero la pregunta no es si se puede, sino si es óptimo para la nueva organización.

  • o Codificación del almacén: Aunque todo sea viable todo no fluye igual. El método de organización cuando manejo papel suele ser la facilidad de encontrar las cosas agrupando por familias. En la nueva organización el objetivo será incrementar la productividad y la organización será la alta rotación cerca del muelle de salida y la baja rotación en la parte opuesta a los muelles. Las mercancías fuertes al principio del recorrido y las frágiles al final del recorrido.
  • o Desperdicio de espacio, dificultad en espacios compartidos
  • o Mapa de picking de almacén
  • o Zonas del almacén, muelles, rutas internas

Es conveniente organizar el almacén de tal forma que cuando conforme los bultos tiendan a estar al principio de recorrido de picking los artículos más robustos para conformar una buena base y al final los más frágiles. Al principio de los pasillos y el las ubicaciones más bajas los artículos de mayor rotación y al final del pasillo y ubicaciones más altas los de menor rotación.

•4.       Artículos, SKU y códigos de barras.

La definición del maestro de artículos desde el punto de vista comercial y el logístico no es necesariamente el mismo. En algunos sectores como la alimentación para una misma referencia podemos tener varios lotes con su fecha de caducidad asociada. Deberíamos tratarlos en muchos casos como referencias diferentes. En sectores como automoción la versión o nivel de ingeniería introduce cambios para una misma referencia. En droguería y perfumería es frecuente que dependiendo de campañas como navidad, verano o san Valentín que una misma referencia se presente con un embalaje diferente o con promociones tipo +20%. En todos estos casos debemos tener claro que para una misma referencia genérica podemos necesitar más de un SKU.  Debemos identificar los diferentes SKU con un código de barras. En sectores con lotes y fechas de caducidad lo habitual es usar códigos de barras bidimensionales GS1 datamatrix que nos automaticen la imputación de datos.
Cuando vamos a pasar de un sistema manual a un sistema automatizado hay que tener en cuenta que lo que antes podía ser lo óptimo ahora podría no serlo. Una de consecuencias de la implantación de un SGA / WMS es que antes se necesitaba un gran conocimiento de los artículos por parte de los operarios y que ahora vamos a pasar a dejar que gestione un sistema automatizado. Típicamente los artículos de las mismas familias solían estar juntos. La cercanía física de artículos similares nos puede llevar a errores en la manipulación, por lo que en el sistema automatizado deben estar mínimamente alejados. Tampoco es conveniente que los artículos que se manejan en cajas y en unidades con la misma frecuencia estén ubicados en la misma ubicación ya que un operario con poco entrenamiento podría confundir unidades y cajas. Por otra parte mover unidades y cajas en una misma ubicación suele repercutir en el deterioro de las unidades sueltas.

•5.       Etiquetaje

Hemos tenido la experiencia en muchos proyectos que hemos dado por supuesto que las mercancías estaban bien etiquetadas: Códigos de barras legibles, que identifican al artículo, que siguen las normas, que incluyen información de lotes cuando corresponden. Y el día de arrancar el proyecto nos hemos dado cuenta de que no era exactamente así y se ha tenido que retrasar el arranque. Os recomiendo realizar una auditoría de los sistemas de identificación automática ya sean códigos de barras convencionales, bidimensionales o RFID.

•6.       Selección de la herramienta.

Según un informe de Deloitte & Touch realizado en los años 90 a 1.500 directivos que habían realizado más de una implantación de software empresarial, los factores que más pesaron la primera vez y la segunda vez que implantaron software fueron los de la tabla siguiente:

2ª Vez  1ª Vez   Criterio
1 8 Soporte ofrecido por el proveedor
2 10 Historial de éxitos del proveedor
3 4 Adaptabilidad del Software
4 7 Potencial de crecimiento del software
5 1 Precio del software
6 9 Calidad de la documentación
7 5 Funcionalidad del software
8 3 Facilidad de uso
9 2 Facilidad de implementación
10 6 Que se pueda reutilizar el hardware existente

 

Como se observa en el informe, lo más valorado cuando se enfrentan a una seguinda implantación es el soporte ofrecido por el proveedor, que la primera vez lo tenían en cuenta en un octavo puesto. El segundo factor es la experiencia del proveedor, que antes estaba en décimo puesto. El tercero la adaptabilidad del software. En general debemos recurrir a empresas especializadas en la implantación de sistemas de gestión de almacén y que tengan experiencia en sectores como el nuestro.

•7.       Gestión del cambio

El factor humano, especialmente en el personal de almacén, es clave para el éxito de estas implantaciones. Normalmente el perfil formativo de estos operarios suele ser relativamente bajo por lo que recomiendo, por una parte formarlos en los procesos que van a realizar y muy importante transmitirles los objetivos y fases del proyecto. La implantación de los proyectos de automatización suelen traer aparejado un incremento de productividad y por tanto una menor necesidad de recursos humanos, aunque en muchos casos el objetivo es reducir horas extras, reducir contratación de refuerzos o se prevé un incremento de trabajo.  En muchos casos los puestos de trabajo de los mozos de almacén no peligran siempre que se adapten a la nueva forma de trabajo.  Debemos ser hábiles en transmitir estos objetivos y saber gestionar el cambio. Quiero reseñar también que en muchos casos el encargado de almacén tiene conocimiento y experiencia en el almacén de la empresa pero no tiene formación específica en manejo de equipos de trabajo. Es conveniente que esta persona también esté motivada y preparada para liderar el cambio.

•8.       Planificación realista cuenta atrás y fechas señaladas.

Este tipo de proyectos es relativamente largo de implementar y normalmente necesita un inventario inicial con el almacén cerrado. Por esta razón se suelen poner en marcha en fechas señaladas, a fin de año, para la vuelta de las vacaciones, para después de la feria o similar. El retraso de una de las fases de puesta en marcha nos puede provocar tener que elegir otra de estas fechas señaladas que pueden retrasarse varios meses. La técnica de ir del final del proyecto hacia atrás suele producir unos resultados de planificación más realistas y más controlados. Por ejemplo, para arrancar el proyecto para fin de año deberíamos hacer las pruebas 15 días antes, la infraestructura debería estar un mes antes de esa fecha etc.

•9.       Valorar los costes ocultos

La implantación de este tipo de proyectos tiene además de los costes de hardware y software otros costes que pueden pasar desapercibidos como por  ejemplo la infraestructura o las horas dedicadas a formación o validaciones de procesos.

•10.   Evaluación y KPI

Para saber como nos acercamos a los objetivos debemos establecer un sistema de indicadores que nos permitan saber de que punto partimos, cual es la meta  y si nos acercamos al objetivo. Os ofrezco este link:  http://www.rumbosistemas.es/images/stories/pdf/indicadoresalmacn.pdf

 

Pablo Boix

Rumbo Sistemas S.L.

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