El flujo de la información en un SGA:

El éxito en la implantación de un sistema de gestión de almacén ( SGA ) depende en gran medida de una perfecta integración entre el ERP y el SGA. Que el ERP y el SGA comparten mucha información es obvio, pongo algunos ejemplos.

· A nivel de ficheros de los llamados maestros por ejemplo artículos, clientes y proveedores necesitan estar sincronizados, si cambio la descripción de un articulo o la dirección de un cliente no puedo permitirme tenerlo des-sincronizado.

· A nivel de tablas de pedidos de clientes, pedidos a proveedores debemos tener también la información compartida ya que estas tablas contienen exactamente lo que se va a expedir y lo que se va a recepcionar. No es aceptable tenerlas que “picar” dos veces.

Lo habitual en las empresas es que esta información sea creada y se mantenga principalmente en el ERP. Por lo que será un flujo de información del ERP hacia el SGA. Pero el SGA también debe llevar un flujo de información hacia el ERP. Pongo un ejemplo: Cuando ya ha llegado una mercancía de un pedido en el almacén se recepciona, se cuenta y se verifica la mercancía en aspectos como cantidad, control de calidad, caducidades, lotes. Si cualquiera de estos aspectos no es el esperado, el ERP debe ser inmediatamente informado. Si por ejemplo un pedido se había realizado por 100 unidades y llegan 80 esto afectará a la gestión del ERP al menos en la liquidación de la factura correspondiente y tal vez en la generación de un pedido por el resto.

Hemos contemplado el negocio como la interacción de dos partes, gestión con el ERP y almacén con el SGA. Pero también hemos nombrado antes a clientes y proveedores, estos forman parte del negocio y cada vez nos relacionamos mas con ellos usando formatos electrónicos en lugar de o además de el documento en papel. Ya es frecuente que algunos clientes y proveedores nos envíen y reclamen documentación vía electrónica. En la práctica la responsabilidad de los envíos y recepciones via EDI cae indistintamente en el ERP o SGA dependiendo de qué cual está mejor preparado para manejarlo.

En resumen un ejemplo de flujo de información sería: Un pedido de un cliente se podria recibir vía EDI, se registra en ERP, el ERP lo envía al SGA, el SGA da órdenes a terminales de que lo preparen, lo operarios confirman que han ejecutado las ordenes, el SGA informa al ERP que el pedido se ha preparado completamente o con incidencias y vía EDI se avisa al cliente de que el pedido preparado va de camino, además de sus tareas administrativas habituales.

Los diferentes puntos de vista de la información.

Está claro que un pedido de un cliente es simplemente eso, un pedido de cliente, pero en una empresa con diversos departamentos no es lo mismo un pedido recién recibido sin el visto bueno del departamento financiero, que con todos los tramites administrativos pasados. Aún así puede estar en mas estados, se me ocurren por ejemplo planificado, en preparación, preparado, en carga y finalmente expedido. Además de todos estos estados en su versión de incidencia, bloqueado por falta de existencias, bloqueado por …..

El sistema de intercambio y control , es decir cuando pasa del ERP al SGA y viceversa debe basarse en un sistema de estados, es decir por ejemplo que el SGA debe saber que no debe traerse los pedidos que no han recibido el visto bueno financiero. Esto no quiere decir que la información de todos y cada uno de los cambios del pedido o sus líneas no deba intercambiarse a tiempo real sino que no se deben ejecutar acciones hasta que no cambie el estado. Voy a poner un ejemplo clarificador. Cada vez que un operario haga picking de un articulo contra un pedido podría actualizarse la información el el ERP, de esta forma si un cliente llama nervioso preguntando cómo va su pedido le puedo informar de que tengo preparadas x líneas ya. Pero lo que no debe pasar es que por cada movimiento de acopio que haga se genere un albarán o factura. El albarán o factura lo emitiré cuando el pedido pase de estado “en preparación” a “preparado” o incluso de preparado a “expedido”, esto hay que decidirlo de acuerdo a las normas de cada empresa.

Respecto de la granularidad de la información también vamos a tener diferentes puntos de vista de la información. En general a los usuarios del ERP les interesará saber cuantas unidades tenemos del articulo X o como mucho cuantas tenemos y cuantas hay comprometidas pero a nivel de almacén necesitamos diferenciar a nivel de ubicación. No es lo mismo que tenga unidades en picking, que en estantería en altura o en un almacén automático. No es lo mismo que me pidan unidades, que cajas o palets completos. En los procesos de planificación y reserva no es lo mismo que fabricación termine un pedido a las 11:00 y el camión de expedición lo tenga previsto para las 12:00 que al contrario. Normalmente en el ERP solo nos dirá que hoy se fabricará igual o más que se expedirá.

Interfaces SGA –ERP

Hay diversas formas de intercambiar esta información, la más obvia es utilizar ficheros planos de intercambio. Este sistema aunque puede cubrir las necesidades de intercambio de información tiene una carencia importante. Voy a recurrir a un simil. Enviar de un sistema a otro un fichero plano, o dejarlo en un directorio, es como enviar una carta. Yo se que la he enviado pero no sé si el otro la ha recibido y si la ha recibido si la ha entendido. Por tanto es un sistema en el que las incidencias no se resuelven fácilmente, suelen tardar en descubrirse. Los procesos automáticos y la importación / exportación de pedidos debe ser algo muy automático debe tener un robusto sistema de detección de errores ya que como es un proceso automático tendemos a olvidarnos o desentendernos de ellos.

Una forma mejorada de intercambio de información serían las colas de datos o colas de mensajes. Normalmente el SGA y el ERP suelen estar en ordenadores diferentes. Si el intercambio consiste en dejar un fichero en un directorio compartido es posible que se produzcan errores de que uno de los sistemas no esté operativo porque esta reiniciándose o en la copia de seguridad o simples problemas de espacio o permisos. Las colas de datos se guardan en tu sistema hasta que el otro sistema las puede recibir. Esta garantía de entrega nos facilita el intercambio. Además todos los sistemas operativos implementan algo similar. Los sistemas Windows tienen las colas de datos integradas en el sistema operativo, los sistemas Linux disponen de productos de libre distribución y los sistemas AS/400, iSeries , systemI disponen de las dataQ integradas en el sistema operativo . Siguiendo con el símil seria como una carta certificada con acuse de recibo, si hace falta el cartero se acerca al destino varias veces hasta que la entrega.

Hemos hablado de enviar el mensaje pero no hemos hablado del contenido del mensaje. La forma tradicional es el formato fijo, por ejemplo, de la posición 1 a la 10 la fecha, de la 11 a la … . Para el intercambio de la información existen formatos normalizados (edifact) que utilizan una técnica mas bien de prefijos para cada ítem de información. Pero la forma mas clara, flexible y moderna de dar formato a estos mensajes es el XML.

Las últimas versiones de Navision utilizan XML para el contenido de los mensajes y colas de datos para garantizar el transporte del mensaje.

Los ERP mas robustos suelen soportar sistemas mas robustos de intercambio de información en el que en el mismos momento de la entrega de la información el receptor me confirma que la información está aceptada o rechazada. Esta es la forma habitual de conectar con Sap.

Otra alternativa que puede funcionar bien es el uso de tablas en una base de datos compartida con una columna de estado ya que el emisor sabe si ha insertado bien o no, puede consultar el estado y el contenido del mensaje queda bastante garantizado por las reglas de integridad referencial de la base de datos o incluso por stored procedures.

RESUMEN

La integración entre el ERP y SGA es un factor clave para un buen funcionamiento. Al ser un sistema automático debemos buscar un sistema que sea robusto pero que el caso de incidencias se pueda detectar fácilmente.

Pablo Boix Ruiz ( Esta dirección electrónica esta protegida contra spam bots. Necesita activar JavaScript para visualizarla )

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